Методы расчета заработной платы. Аутсорсинговые компании в России.

Как правило, управление фондом оплаты труда осуществляется:

1) Самостоятельно, с использованием внутренней системы расчета заработной плат.

2) Путем передачи процесса расчета заработной платы в специализированные аутсорсинговые компании.

Внутренний расчет заработной платы

При использовании внутренней системы, процедуры, связанные с расчетом заработной платы, выполняются в ручном либо полуавтоматическом режиме с применением специального программного обеспечения. Обычно процесс включает в себя расчет размеров чистых окладов сотрудников с учетом действующих в компании видов начислений и удержаний, а также расчет налогов и взносов с ФОТ, предусмотренных законодательством.

Вручную или автоматически готовятся:

• расчетные и налоговые ведомости;
• расчетные листки на сотрудников;
• платежная ведомость (при выплате заработной платы через кассу);
• платежные банковские поручения и банковский реестр (при перечислении заработной платы на личные банковские счета сотрудников);
• платежные банковские поручения на перечисление налогов и взносов с ФОТ;
• проводки по заработной плате.
  

В большинстве компаний за расчет заработной платы отвечает главный бухгалтер. Это, в первую очередь, диктуется экономической целесообразностью и/или существованием в организации жестких ограничений по количеству персонала. В результате сотрудник вынужден совмещать свои основные обязанности с дополнительными, нетипичными для себя функциями, которые в нормальных условиях находятся в зоне ответственности отдельной штатной единицы. На период расчета/подготовки и сдачи обязательной отчетности компании также могут принимать в штат временных бухгалтеров по расчету заработной платы.

Внешний расчет заработной платы

Внешний расчет заработной платы выполняется специализированными расчетными компаниями. Спектр услуг подобных организаций весьма широк — от простого расчета заработной платы и налоговых отчислений и оформления сопутствующей расчетной и платежной документации (расчетные листки сотрудников, итоговые расчетные и налоговые ведомости, платежные документы и т.д.) до подготовки и сдачи обязательных квартальных и годовых отчетов, подготовки персонализированной отчетности, перечисления заработной платы и налоговых отчислений через электронные банковские системы, интеграции данных по заработной плате в главную бухгалтерскую книгу и подготовки специализированных внутренних аналитических и статистических отчетов.

Какой из методов оптимален для вашей компании?

Выбор того или иного метода расчета заработной платы в основном зависит от сложности системы оплаты труда в конкретной организации:

• количества сотрудников;
• количества юридических лиц;
• видов начислений и удержаний в структуре заработной платы;
• категорий сотрудников;
• типа финансовой системы;
• типа платежной системы;
• финансовых, трудовых и временных ресурсов, имеющихся в распоряжении компании.

При принятии решения о системе управления фондом оплаты труда необходимо учитывать следующие факторы:

1. Независимые расчетные организации обеспечивают:

• Наличие высококвалифицированного персонала, специально подготовленного для ведения расчёта заработной платы.
• Наличие современного специализированного программного и аппаратного обеспечения, необходимого для ведения расчета заработной платы.
• Расчет заработной платы сотрудников с учетом штатного оклада/действующих тарифных ставок и количества запланированных и реально отработанных дней/часов.
• Расчет всех предусмотренных законодательством видов налогов и взносов с фонда оплаты труда.
• Подготовку всей необходимой расчетной и платежной документации.
• Соблюдение установленного налоговыми и другими государственными регулирующими органами графика уплаты налоговых обязательств, подготовки и сдачи обязательной квартальной и годовой отчетности по фонду оплаты труда.
• Подготовку и сдачу всех предусмотренных законодательством квартальных и годовых отчетов по фонду оплаты труда.
• Отслеживание изменений в налоговом и трудовом законодательстве в части, касающейся фонда оплаты труда.
• Предоставление дополнительных услуг:
  • интеграцию данных по заработной плате в главную бухгалтерскую книгу;
  • подготовку специализированных внутренних статистических и аналитических отчетов;
  • работу с электронными банковскими программами;
  • доступ к информации по заработной плате через Интернет; кадровое администрирование и т.д.

2. Внутренний расчет заработной платы предполагает:

• Использование собственных трудовых и временных ресурсов в ущерб профилирующим, бизнес-образующим видам деятельности.
• Расходы на приобретение, обслуживание и обновление специализированного программного обеспечения.
• Расходы на приобретение, техническую поддержку и обновление аппаратного обеспечения (при использовании специализированной компьютерной системы).
• Расходы на подбор и обучение персонала.
• Расходы на обеспечение соблюдения законодательства, регулирующего деятельности в области фонда оплаты труда (приобретение специализированных справочно-правовых систем и их своевременное обновление, консультационные услуги и т.д.).