Как держать "дебиторку" под контролем?
Компания Unistaff Payroll Solutions (далее – Unistaff) специализируется на аутсорсинге кадрового администрирования и расчета заработной платы. Договоры с клиентами заключаются на длительный срок – год и более, но сами услуги оказываются периодически, например, раз в месяц. Средний период отсрочки платежей после выставления счета – семь дней (отсчет ведется после подписания акта о выполненных работах и выставления счета на оплату).
В компании работали по схеме отсрочки платежа долгое время, но из-за кризиса 2008–2009 годов она дала сбой. Доля дебиторской задолженности в среднем выросла с 30 до 60 процентов (от объема выручки). Причем большая часть «дебиторки» приходилась на проблемные долги. Руководство потребовало от финансового департамента принять меры для сокращения уровня дебиторской задолженности. Забегая вперед, скажем, что сделать это удалось благодаря эффективной организации учета и управления дебиторской задолженностью. По предварительным итогам 2010 года средний уровень задолженности – около 40 процентов от выручки компании, в планах довести этот показатель до 20 процентов к концу 2011 года.
Новые задачи финансистов
Учет и анализ дебиторской задолженности в Unistaff ведет отдел финансового учета, входящий в финансовый департамент. Эта служба существовала в компании и раньше, до кризиса. Она согласовывала договоры с клиентами, а также принимала участие в обсуждении вопросов, касающихся взаимодействия с ними в процессе обслуживания. Управление дебиторской задолженностью также числилось среди задач этого отдела, но ему не уделялось должного внимания. Дело в том, что до кризиса клиенты почти не нарушали сроков оплаты, не говоря уже об отказах от оплаты счетов.
Из-за стремительного роста дебиторской задолженности во второй половине 2008 года финансистам Unistaff пришлось срочно пересмотреть свое отношение к качеству управления долгами клиентов. От отдела финансового учета потребовалось обеспечить:
- эффективный учет и взыскание задолженности покупателей;
- подготовку планов по размеру «дебиторки» и будущих поступлений;
- информационную поддержку отдела по работе с клиентами (подготовку аналитических таблиц по срокам и суммам задолженности, а также писем к ним с подробными комментариями).
Чтобы быстрее внедрить новые форматы отчетов, в компании разработали методические материалы, описывающие порядок учета, контроля и анализа «дебиторки». Они также определяют момент начала работы с должником, порядок коммуникации и применяемые меры воздействия на неплательщиков.
Отчеты о состоянии «дебиторки»
Чтобы эффективно контролировать дебиторскую задолженность, в информационной системе компании настроили несколько отчетов. Они позволяют оперативно получать информацию о выставленных счетах на оплату, о поступивших платежах, об условиях отсрочки, предоставленной клиенту, а также о не урегулированных на момент подготовки отчета претензиях.
Справка о компании
Компания Unistaff Payroll Solutions образована в 1994 году (до слияния в 1997 году с кадровым холдингом АНКОР – Unistaff Payroll Services). Оказывает комплексные услуги по кадровому администрированию и расчету заработной платы. Центральный офис Unistaff Payroll Solutions находится в Москве, есть обособленное структурное подразделение в Санкт-Петербурге. По итогам 2009 года доход от услуг в области аутсорсинга учетных функций – 99 856 тыс. рублей. Общее количество сотрудников компании – 120 человек.
Остановимся подробнее на трех основных отчетах, используемых в Unistaff. Стоит сказать, их создание стало возможным благодаря тому, что система управленческого учета компании позволяет детализировать расчеты с клиентами вплоть до конкретного счета за услуги. При этом помимо стандартных реквизитов электронные счета в системе содержат также сведения о дате выставления, номер, срок оплаты в соответствии с договором и есть возможность дополнить счет комментарием. Можно в любой момент определить срок существования задолженности по тому или иному клиенту, а также время (в днях), на которое просрочен платеж.
Отчет об оплате дебиторской задолженности. Формируется ежедневно, имеет несколько вариантов представления и может содержать как данные по оплате «дебиторки» в целом по компании (см. табл. 1 на), так и сведения о счетах, оплаченных в сроки, установленные договором, или же, наоборот, с нарушением договорной отсрочки платежа. Это основной инструмент работы сотрудника отдела финансового учета, отвечающего за ежедневный мониторинг задолженности клиентов. Кроме него доступ к отчету предоставляется руководству компании и департаменту по работе с клиентами. Для наглядности ячейки таблицы отчета по столбцу «Просрочка» автоматически окрашиваются в зеленый (до оплаты по выставленному счету остался один день), желтый (оплата должна состояться в день формирования отчета) или красный (платеж просрочен) цвета. Принцип светофора, используемый в оформлении, позволяет без труда отслеживать сроки погашения задолженности клиентами, не упустить из виду просроченные счета, даже если в отчете более 100 строк.
Этот отчет примечателен еще и тем, что помогает контролировать приход денежных средств по счетам с просрочкой и без, а также размер просроченной задолженности в разрезе клиентов и услуг. Еще одно преимущество – возможность включить в отчет комментарии. Сотрудник отдела финансового учета обязан письменно или по телефону обратиться к каждому клиенту, вовремя не перечислившему деньги, потребовать у него объяснений и поинтересоваться, когда же он намеревается заплатить. Уточненная информация отражается в отчете по оплате дебиторской задолженности в колонке «Комментарии» (включая дату разговора, объяснения должника и ожидания по срокам оплаты).
Если выясняется, что у клиента действительно возникли объективные причины, требующие дополнительной отсрочки оплаты оказанных услуг, от него запрашивается гарантийное письмо. В нем указывается причина, по которой оплата не может быть произведена в установленные договором сроки, а также новая дата платежа по счету. В случае длительной задержки оплаты счета и уклонения контрагента от выполнения своих обязательств, по согласованию с руководством сотрудник отдела финансового учета направляет письмо-уведомление о возможном приостановлении оказания услуг в соответствии с условиями договора.
Специалисты отдела финансового учета также отвечают и за профилактику возникновения просрочек. В их обязанности входит связаться с представителем клиента до наступления срока платежа и уточнить, доставлен ли счет на оплату и есть ли вопросы по указанным в нем услугам и их стоимости, а также когда планируется перечислить деньги. Конечно, в договоре ясно сказано, спустя какое время должен заплатить клиент после подписания акта о выполненных работах. Но напомнить о дате предстоящего платежа никогда не лишне.
Отчет о доставке счетов клиентам. Избежать ситуации, когда дебитор не перечисляет деньги, потому что «счет где-то потерялся», помогает этот отчет (см. табл. 2). Он формируется в информационной системе автоматически каждый день. Если счет доставлен с опозданием по вине Unistaff, то оплата по нему сдвигается на количество дней задержки.
Отчет по дебиторской задолженности за год. Созданная в Unistaff система контроля и анализа дебиторской задолженности дает возможность правильно спрогнозировать поступления средств на этапе формирования годового бюджета. Для этого в информационной системе компании была автоматизирована подготовка отчета о дебиторской задолженности за год с разбивкой по месяцам (см. табл. 3). Он позволяет вести статистику по дням просрочки при оплате «дебиторки» в разрезе клиентов и услуг. Эта информация незаменима при разработке стратегии взаимодействия с клиентами, она помогает максимально точно прогнозировать доходную часть. Несложно вычислить коэффициенты инкассации, если есть вся статистика о среднем периоде отсрочки платежа, времени, на которое задерживают оплату разные контрагенты, и т. д.
