Кадровое делопроизводство на стороне: методы организации.

07.07.2011 Может ли ведение кадрового делопроизводства осуществляться вне офиса работодателя? – Да, может.

Можно ли передать на аутсорсинг кадровое делопроизводство отдельно от расчета заработной платы? – Да, можно, но практика показывает, что более эффективно передавать на аутсорсинг оба процесса, так как они тесно взаимосвязаны.

На сколько работодатель может снизить расходы на ведение кадрового делопроизводства, передав его на аутсорсинг? – В среднем на 40–60 процентов*.
На сегодняшний день все большее число работодателей предпочитает передавать ведение кадрового делопроизводства на аутсорсинг. Он привлекателен прежде всего тем, что предоставляет возможность возложить ответственность за сложный участок учета на профессионалов, которые обладают соответствующим опытом в ведении кадрового делопроизводства и имеют инфраструктуру, необходимую для оказания услуги на высоком уровне с минимальным количеством рисков. Вести аутсорсинг кадрового делопроизводства можно и отдельно от расчета заработной платы. Хотя, как правило, работодатель одновременно передает на аутсорсинг обе функции, поскольку они сильно связаны между собой как на уровне данных, так и на уровне процессов.

К тому же документы, которые готовит кадровая служба, являются основанием для расчета заработной платы, поэтому ошибка, допущенная кадровиком, повлечет за собой некорректный расчет и наоборот – неверный расчет может привести к трудовому спору, в который будет вовлечен специалист по кадрам. Кроме того, оформление документов и расчет ведутся в одной базе (документы не приходится дублировать), в связи с чем экономится время на пересылку документов и иные коммуникации между специалистами. Чаще всего работодатели передают специалистам функции по подготовке первичных кадровых документов, проведению основных кадровых действий (приемы, увольнения, перемещения) и подписанию документов.



Что такое общий центр обслуживания
Общий центр обслуживания – это централизованное подразделение, которое оказывает услуги по ведению кадрового делопроизводства работодателя. Основным преимуществом общего центра обслуживания является то, что он существенно упрощает работу с кадровыми документами работодателя.

Совет
Стоит учесть, что удаленное оказание услуги кадрового делопроизводства тем затруднительнее, чем крупнее компания. При численности персонала более 500 человек рекомендуем обратиться к аутсорсинговой компании, имеющей общий центр обслуживания, или задуматься об организации собственного единого центра.

Организация общего центра обслуживания позволяет работодателю перейти от внутреннего учетного подразделения с присущими ему недостатками (отсутствие у сотрудников мотивации и карьерных перспектив, низкая квалификация работников, слабая инициативность, и т. д.) к высокоорганизованной и независимой структуре компании-аутосорсера.
Тем не менее создание собственного общего центра требует существенных людских и финансовых ресурсов и может занять от 6 месяцев до года. В связи с этим в качестве альтернативы работодатель может использовать уже существующий центр компании аутсорсера. Основными целями организации общего центра обслуживания является существенное сокращение затрат работодателя на ведение кадрового учета и повышение качества его выполнения, однако общий список выгод, которые предоставляет работодателю перспектива использования общего центра обслуживания, существенно больше.

Документы в тему

Документ	Поможет вам
Статьи 87 и 88 ТК РФ	Правильно организовать работу по хренению, использованию и передаче персональных данных работников.
Статья 13.11 КоАП РФ	Уточнить ответственность работодателя за нарушение положения о защите персональных данных
Статьи 137 и 183 УК РФ	Узнать основания уголовной ответственности за нарушение работы с персональными данными

Как организовать общий центр обслуживания

Для того чтобы организовать общий центр обслуживания, на который будет возложено выполнение функции кадрового делопроизводства и расчета заработной платы, работодателю нужно прежде всего выделить те процессы, которые могут выполняться удаленно. При этом часть операций в связи с рядом ограничений, тем не менее, останется на местах (это, например, работа с бумажными формами документов и их подписание, операции, которые требуют непосредственного общения с сотрудниками, – прием на работу, увольнение и т. д.).

Для того чтобы правильно организовать общий центр обслуживания для работы с кадровыми документами работодателя, выделяют четыре основные фазы (см. таблицу на стр. 61). Сроки создания общего центра обслуживания зависят от текущих условий в компании работодателя и целей, поставленных перед атсорсинговой компанией.

Фазы проекта по организации общего центра обслуживания

Фазы	Действия
Фаза 1. Анализ	Выделение передаваемых функций
	Определение требований к персоналу аутсорсера (разработка организационной структуры и плана по численности персонала)
	Определение требований к помещению и оборудованию
	Определение требований к ИТ-обеспечению и бизнес-приложениям, необходимым для обеспечения работы
	Определение требований к безопасности и защите информации
	Анализ юридических и налоговых аспектов работы
	Анализ бюджета
	Анализ рисков
	Определение требований к команде специалистов аутсорсера
	Разработка детального календарного плана выполнения проекта
Фаза 2. Дизайн	Подбор команды
	Разработка детальной карты бизнес-процессов
	Разработка рабочих инструкций и процедур взаимодействия аутсорсера с подразделениями работодателя
	Разработка плана по управлению изменениями и адаптации персонала
	Разработка дизайна на программное обеспечение, необходимое для работы
	Разработка спецификации на ИТ-обеспечение
	Разработка процедур проверки и обеспечения качества
	Поиск и аренда (покупка) помещения (при необходимости)
	Разработка плана управления рисками
	Разработка Соглашений об уровне обслуживания
	Разработка KPI по основным процессам работы аутсорсера
Фаза 3. Развертывание	Развертывание офисной инфраструктуры аутсорсинговой компании
	Развертывание ИТ-инфраструктуры и бизнес-приложений
	Подбор персонала аутсорсера или перевод сотрудников из других подразделений
	Обучение персонала
	Отработка процедур взаимодействия аутсорсера с подразделениями работодателя
	Перевод работы аутсорсинговой компании в режим промышленной эксплуатации
Фаза 4. Оптимизация	Расчет фактических и целевых KPI
	Анализ удовлетворенности в оказываемых услуг
	Разработка плана постоянных изменений и улучшений

Работодатель может самостоятельно организовать работу по созданию общего центра обслуживания или сразу обратиться к помощи аутсорсинговой компании и использовать ее ресурсы. Измерение показателей работы общего центра обслуживания невозможно без внедрения программного обеспечения для внутренней автоматизации. Помимо основных бизнес-приложений (например, система 1С), используемых непосредственно для кадрового делопроизводства, в общем центре обслуживания необходимы специальные сервисные приложения (например, система управления запросами, система сбора статистики и генерации аналитических отчетов).

Основные преимущества единого центра обслуживания

 

– Сокращение затрат на выполнение учетных функций;

– повышение качества выполнения учетных функций;

– эффективная передача знаний по выполняемым функциям и совершенствование процессов работы;

– контроль над учетными функциями;

– стандартизация учетных процессов;

– снижение рисков, связанных с учетной деятельностью;

– снижение зависимости от собственных сотрудников;

– адаптация к изменению внешних условий;

– обеспечение свободного доступа к информации о выполнении учетных функций, необходимой для принятия решений;

– обеспечение прозрачности затрат работодателя на выполнение учетных функций

Закон против практики

 

На практике

Работодатели часто передают на аутсорсинг ведение трудовых книжек.

В законе

В пункте 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225) указано, что ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Что будет, если…

Поскольку прямого запрета на это в законодательстве нет, передать ведение трудовых книжек аутсорсинговой компании можно. Но при этом работодатель должен правильно оформить все документы, касающиеся защиты персональных данных работников (направить уведомление о необходимости получить согласие работника на обработку его персональных данных, издать приказ о передаче персональных данных аутсорсеру, внести изменения в Положение о защите персональных данных работников и др.).

Как можно повысить эффективность аутсорсинга

Применение разнообразных технических решений позволяет существенно сократить время обработки документов.

Например, использование штрихкодов, применяемых для маркировки документов. Это позволяет работодателю мгновенно идентифицировать любой из них (например, приказ о приеме на работу, приказ о переводе, заявление на отпуск, командировочные документы и др.).

Благодаря этому можно легко зарегистрировать и согласовать любой документ (например, заявление на отпуск) в удаленном режиме, а также распечатать документ (если это необходимо). Печатная форма документа содержит штрихкод, в котором закодированы все данные по заявлению. При обработке такого документа сотруднику аутсорсинговой компании достаточно будет только считать штрихкод с заявления, после чего на его основании создается соответствующий кадровый приказ.

Таким образом, аутсорсер осуществляет только основные операции по сбору и сканированию, а также по подписанию оригиналов документов. Вся обработка, проверка и ввод данных выполняется удаленно в общем центре обслуживания. Такой подход позволяет существенно уменьшить количество операций, выполняемых в офисе работодателя.

Запомните главное

Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:

Роман Усов,
директор департамента по работе с клиентами ООО "Юнистафф Пейрол Солюшнс" (Москва)

– Не обязательно отдавать на аутсорсинг ведение всего кадрового делопроизводства, работодатель может определить конкретный объем передаваемых функций. Залогом успеха при этом является четкое определение сфер взаимодействия с аутсорсером и разделение зон ответственности. При этом кадровое делопроизводство допускает гибкие форматы передачи данных, а современные технологии позволяют автоматизировать этот процесс.

Светлана Рыбалко,
руководитель направления Кадровое консультирование Coleman Services (Москва)

– Самый важный этап передачи кадровых документов аутсорсинговой компании – это получение письменного согласия работников на передачу их персональных данных третьему лицу. Только имея одобрение каждого сотрудника, работодатели вправе допускать аутсорсера к ведению кадровой документации. После получения от сотрудников такого согласия работодатель должен издать приказ о назначении ответственных за ведение трудовых книжек лиц и внести изменения в Положение о защите персональных данных работников.

* Примерный расчет приведен в статье «Внешняя кадровая служба: как сэкономить деньги компании», № 9, 2010.

Журнал "Кадровое Дело", май 2011 года